Ochrana osobných údajov

Podmienky ochrany osobných údajov Librum, člena spoločnosti SCHREIBER group, s.r.o.

 
Ďakujeme Vám za prejavenú dôveru pri využívaní služieb a produktov spoločnosti Librum, člena skupiny spoločností SCHREIBER group, s.r.o. Vaša dôvera je pre nás kľúčová a preto dbáme na to, aby sme všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, spracúvali v súlade s platnými právnymi predpismi a najvyššími štandardmi v tejto oblasti.

Tieto Pravidlá ochrany osobných údajov, pripravené s ohľadom na nové Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zároveň s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) objasňujú, ktoré osobné údaje zhromažďujeme v súvislosti s poskytovaním našich služieb a produktov a komunikácie so zákazníkmi a ako tieto údaje používame a chránime.

1. Kto sme – naše kontaktné údaje

Spoločnosť Librum, člen skupiny spoločností SCHREIBER group, s.r.o., Staré Grunty 9B, 941 04 Bratislava, IČO: 54 029 929, IČ DPH: 212 156 1035, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 155246/B.

SCHREIBER group, s.r.o. je prevádzkovateľom www.librum.sk vo vzťahu k osobným údajom svojich zákazníkov a potenciálnych zákazníkov.

Našim cieľom bola jednoduchosť, zrozumiteľnosť a transparentnosť pri vypracovaní tohto dokumentu. Ak by ste nenašli odpovede ktoré hľadáte alebo mali ďalšie otázky, týkajúce sa ochrany osobných údajov, alebo máte iné súvisiace podnety, kontaktujte nás na business@librum.sk, telefonicky: +421 905 259 869, alebo písomne na adrese spoločnosti. Obálku označte nápisom „podnet Ochrana osobných údajov“.

2. Ktoré údaje spracúvame

Nespracúvame osobitné kategórie osobných údajov. Spracúvame iba štandardné osobné informácie alebo online sieťové identifikátory, od našich zákazníkov, dotknutých osôb alebo údaje o našich zákazníkoch a dotknutkých osobách v minimálnom možnom rozsahu v závislosti od toho, ktoré služby alebo produkty využívajú, a to najmä nasledovné osobné údaje v týchto účeloch:

• Informácie potrebné pre vybavenie objednávky a komunikáciu s prevádzkovateľom:
  Nežiadame súhlas, ide o spoločný oprávnený záujem. Spracúvame údaje o našich zákazníkoch, ktoré sú potrebné na spracovanie objednávky fyzických osôb v (titul, meno a priezvisko, dátum narodenia, adresa bydliska, adresa elektronickej pošty, číslo mobilného telefónu, adresa doručenia, špecifické identifikačné a registračné čísla, kódy pridelenia/schválenia a záznam o objednanej Službe, Kurze, alebo Tovare). Nežiadame súhlas pri spoločnej komunikácii v akejkoľvek forme.
• Vytváranie databázy Zákazníkov a Účastníkov:
  Nežiadame súhlas, ide o spoločný oprávnený záujem. Spracúvame údaje ako je meno a priezvisko, dátum narodenia, adresa elektronickej pošty, číslo mobilného telefónu, fakturačná adresa, záznam o objednanom Tovare, Službe, alebo Kurze, profesijné informácie, poznámky užívateľa.
• Vytváranie databázy Partnerov (dodávateľov):
  Nežiadame súhlas, ide o spoločný oprávnený záujem. Spracúvame údaje ako je meno a priezvisko, dátum narodenia, adresa elektronickej pošty, číslo mobilného telefónu, fakturačná adresa, profesné informácie, poznámky užívateľa, fotografie, resp. videozáznam podobizňe.
• Zhotovovanie fotografií, videí, audiozáznamov:
  Nežiadame súhlas, ide o spoločný oprávnený záujem. Zhotovujeme audiozáznamy, fotografie a videá s podobizňou tváre za účelom zdokumentovania podujatí a služieb, ktoré poskytujeme. Materiály môžu byť použité na účely ďalšieho vzdelávania, marketingu, sebaprezentácie a iné účely súvisiace s predmetom našej činnosti ako aj poskytnutie tretím stranám.
• Marketingová komunikácia:
  Nežiadame súhlas, ak ide o náš oprávnený záujem priameho marketingu (posielanie obchodných a marketingových ponúk našim klientom, s ktorými sme už v obchodnom styku, spracúvanie foto-video-audio záznamov na našich podujatiach ako sú napríklad semináre a kurzy a ich následné marketingové využitie na web stránke a sociálnych sieťach ako sú napríklad Facebook a Instagram, Linkedin a iných propagačných materiáloch nás a našich partnerov).
  Žiadame súhlas, ak chceme zasielať obchodné ponuky neklientom, návštevníkom a iným dotknutým osobám, potenciálnym zákazníkom (napr. newsletter, push up notifikácie). Zhromažďujeme ich základné identifikačné a kontaktné údaje týkajúce sa zasielania informačných materiálov o produktoch a službách (ako napríklad meno, priezvisko, e-mailový kontakt zákazníka).
  Súhlas žiadame aj pre účely pop-up komunikačných okien na webovom sídle.
  Webová stránka (e-shop, landing page, informatívna stránka, registračná stránka), rôzne druhy jej formulárov (google formulár, fyzický formulár.).
  Nežiadame súhlas, ide o spoločný oprávnený záujem, ak naša spoločnosť získava osobné údaje potencionálnych zákazníkov, či zákazníkov prostredníctvom formulárov vo fyzickej a elektronickej podobe. (Prostredníctvom registrácie alebo vyplnením záujmu o produktoch/službách si môže zákazník objednať produkty/služby našej spoločnosti, alebo poslať dopyt po informáciách. Používame aj fyzické formuláre o účasti na našich udalostiach a google formuláre pre prihlasovanie sa na naše udalosti.)
• Reklamácie:
  Nežiadame súhlas, ide o spoločný oprávnený záujem. Spracúvame údaje o našich zákazníkoch, ktoré sú potrebné na spracovanie a vybavenie reklamácie (ako napríklad meno, priezvisko, adresu, telefonický kontakt a e-mailový kontakt zákazníka).
• Analytika online správania návštevníkov našich stránok:
  My ako poskytovateľ, v niektorých situáciách aj náš sprostredkovateľ používame v rámci zvyšovania kvality služieb a personalizácie ponuky zber sieťových identifikátorov a pre účely svojej prezentácie aj súbory cookies. Nevyhnutné cookies sú potrebné na zobrazenie a beh webovej stránky a nie je vyžadovaný resp. nutný Váš súhlas. Ostatné, nie nevyhnutné cookies, ktorých účelom je anonymné sledovanie návštevnosti a správania užívateľov našich webových stránok (napr. analytické a marketingové ) sa budú aktivovať iba po Vašom súhlase.

3. Ako údaje používame

Osobné údaje našich zákazníkov zhromažďujeme a využívame v súlade s platnými právnymi predpismi na viacero účelov, a to najmä:

• V súvislosti a na základe plnenia uzatvorenej zmluvy a poskytnutia služby či dodania objednaného produktu, najmä na účel jednoznačnej identifikácie, správy a fakturácie a zabezpečenia predzmluvných rokovaní s potenciálnymi zákazníkmi. Poskytnutie osobných údajov je v tomto prípade zmluvnou povinnosťou a ich neposkytnutie by nám znemožnilo uzavrieť zmluvu so zákazníkom.
• V súvislosti a na základe našich oprávnených záujmov, najmä na zabezpečenie a monitorovanie nadšandardnej kvality nami poskytovaných služieb a produktov, na zabezpečenie Vašej spokojnosti, ako aj preukazovanie, uplatňovanie a obhajobu našich práv a nárokov.
• V súvislosti so zasielaním obchodných a marketingových ponúk zákazníkom, na základe našich oprávnených záujmov, ktorými je dosiahnutie základného účelu podnikateľskej činnosti – rentability poskytovaných služieb a predávaných produktov, pričom len vďaka týmto ponukám máte možnosť dozvedieť sa o užitočných novinkách, našich službách a produktoch (vrátane prezentácie na sociálnych sieťach).
• V súvislosti a na základe našich oprávnených záujmov, najmä na zabezpečenie efektívnej vnútornej administratívy osobných údajov zákazníkov.
• Na základe výslovného súhlasu zákazníka udeleného nám na účel bližšie uvedený v samotnom znení súhlasu.
• Ako záruku dodržiavania našich záväzkov sme zabezpečili, že osobné údaje budú použité výhradne na stanovený účel alebo na zákonný a zlučiteľný účel, pričom tieto pravidlá sa aplikujú na každý z uvedených účelov. Osobné údaje zákazníkov nezverejňujeme.

4. Prenos do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií

V rámci spracúvania osobných údajov prevádzkovateľom spracúvame osobné údaje v rámci EÚ a v ojedinelých prípadoch aj mimo Európskeho Hospodárskeho Priestoru (ďalej iba „EHP“). V prípade spracúvania osobných údajov našimi sprostredkovateľmi môže v niektorých prípadoch dochádzať k ich prenosu v rámci EÚ, prípadne do krajín mimo územie Európskej Únie so zaručenou a primeranou úrovňou ochrany, v zmysle čl. 45 nariadenia. (napr. náš sprostredkovateľ poskytujúci služby newslettru – Mailchimp môže spracúvať osobné údaje v databázach v datacentrách v Spojených štátoch amerických. Iný príklad, naši zahraniční lektori pochádzajúci z krajín mimo EÚ spracúvajú prezenčnej listiny účastníkov vo svojich dátových úložiskách mimo EÚ, no s primeranou úrovňou ochrany).

5. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Z našej strany nedochádza k automatickému rozhodovaniu na základe automatického spracúvania osobných údajov v zmysle článku 22 GDPR. Automatizáciu máme nastavenú iba v analytike návštevnosti našej webovej stránky a pri emailovej službe Mailchimp používanej pre účely komunikácie (posielanie/neposielanie newslettrov podľa udeleného súhlasu, posielanie notifikácií a sms správ na základe súhlasu).

6. Zdieľanie údajov

Osobné údaje zákazníkov zdieľame vždy len spôsobom akým nám to právne predpisy umožňujú a na základe príslušných zmlúv zabezpečujúcich primeranú ochranu osobných údajov.

6.1. Naši sprostredkovatelia

Osobné údaje zdieľame s týmito kategóriami sprostredkovateľov:

• Orgány štátnej správy
• Hosting webovej platformy
• Účtovníctvo a ekonomické služby
• Správa webovej platformy
• Dodávatelia seminárov, kurzov, workshopov, konferencií, školení – fyzických aj on-line (externí fyzioterapeuti, tréneri, lektori, konzultanti…)
• Poskytovateľ chatu na webovej stránke
• Poskytovateľ analytiky online správania návštevníkov stránky
• Poskytovateľ e-mail služby – newsletter
• Distribučné a kuriérske spoločnosti
• Slovenská komora fyzioterapeutov resp. iné zastrešujúce komory, profesné organizácie, cechy a pod.

Osobné údaje zdieľame v závislosti od konkrétnych okolností a účelu na základe (I) Vášho súhlasu, (II) našich oprávnených záujmov – rentability služieb a (III) oprávnených záujmov na efektívnu vnútornú administratívu zákazníkov. Servery našich sprostredkovateľov apartnerov môžu byť umiestnené aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

6.2. Iní príjemcovia

Osobné údaje zdieľame s právnickými a fyzickými osobami, štátnymi orgánmi a verejnými inštitúciami, ak sme v dobrej viere presvedčení o tom, že prístup k takýmto informáciám, ich použitie, uchovávanie alebo sprístupnenie je primerane nevyhnutné na:

• Dodržanie príslušného právneho predpisu, právneho procesu, alebo vynútiteľnú žiadosť štátnej správy (napr. daňový úrad, Slovenská komora fyzioterapeutov a pod.).
• Ochranu pred poškodením práv, majetku alebo bezpečnosti našej spoločnosti, našich zákazníkov alebo verejnosti, tak ako to vyžadujú alebo dovoľujú právne predpisy.
• Uplatnenie príslušných zmluvných podmienok vrátane prešetrenia ich možného porušenia.
• Postup zameraný na riešenie podvodu, technických ťažkostí či bezpečnostných incidentov.
• Vždy dohliadame na to, aby sme poskytli výlučne potrebné minimum údajov nevyhnutných na dosiahnutie daného účelu spracúvania.
• Servery „Iných príjemcov“ môžu byť umiestnené aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

7. Ako môžete nakladať s Vašimi údajmi

Ako náš zákazník a dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť nižšie uvedené práva môžete (I) osobne v sídle prevádzky spoločnosti, (II) telefonicky na: +421 905 259 869 (III) e-mailom na business@librum.sk, (IV) písomne na adresu sídla spoločnosti.

Vždy sa budeme snažiť o najrýchlejšiu možnú odpoveď, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od Vašej žiadosti (najmä v prípade ak ju budeme musieť konzultovať aby sme zodpovedali všetky Vaše otázky). V prípade potreby overenia Vašej totožnosti Vás môžeme požiadať, o dodatočné informácie potrebné na jej overenie.

8. Platné právne predpisy a Nariadenie resp. Zákon Vám zabezpečujú najmä:

a) Právo na prístup

Máte právo od nás požadovať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje, a pokiaľ tomu tak je, získať kópiu týchto údajov a dodatočné informácie vyplývajúce z čl. 15 Nariadenia resp § 21 Zákona. V prípade, že o Vás získavame veľké množstvo údajov, môžeme od Vás požadovať, aby ste špecifikovali svoju požiadavku na okruh konkrétnych údajov, ktoré o Vás spracúvame.

b) Právo na opravu

K tomu, aby sme o Vás spracúvali iba aktuálne osobné údaje potrebuje, aby ste nám ich zmenu oznámili čo najskôr ako nastane. V prípade, že o Vás spracúvame neaktuálne či nesprávne údaje, máte právo požadovať ich opravu.

c) Právo na výmaz

Ak budú naplnené podmienky článku 14 Nariadenia resp. § 23 Zákona, môžete požadovať výmaz Vašich osobných údajov. O výmaz preto môžete žiadať napríklad ak ste odvolali Váš súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ spracúvania, alebo v prípade, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, alebo sa pominul účel, na ktorý sme Vaše osobné údaje spracúvavali a nespracúvame ich za iným kompatibilným účelom. Vaše údaje však nevymažeme ak sú potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov alebo pre potreby vedenia účtovníctva.

d) Právo na obmedzenie spracúvania

Ak budú naplnené podmienky článku 18 Nariadenia resp. § 24 Zákona, môžete od nás požadovať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov. O obmedzenie preto môžete žiadať napríklad, počas toho ako namietate správnosť spracúvaných údajov alebo v prípade, že je spracúvanie nezákonné a Vy si neželáte, aby sme údaje vymazali, ale potrebujete, aby ich spracúvanie bolo obmedzené počas toho ako si uplatníte Vaše práva. Vaše údaje naďalej spracúvame ak existujú dôvody na preukazovanie, uplatňovanie, alebo obhajovanie právnych nárokov.

e) Právo na prenosnosť

Ak je spracúvanie založené na Vašom súhlase alebo vykonávané za účelom plnenia zmluvy ktorú sme s Vami uzatvorili a zároveň vykonávané automatizovanými prostriedkami, máte právo od nás obdržať Vaše osobné údaje, ktoré sme od Vás získali v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte. V prípade Vášho záujmu a dostatočných technických možností, Vaše osobné údaje prenesieme priamo k inému prevádzkovateľovi. Toto právo nebude možné uplatniť na spracúvanie vykonávané z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme, alebo pri výkone verejnej moci.

f) Právo namietať voči spracúvaniu

Ak spracúvame Vaše osobné údaje z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci nám zverenej, alebo pokiaľ je spracúvanie vykonávané na základe našich oprávnených záujmov či oprávnených záujmov tretej strany, máte právo namietať voči takémuto spracúvaniu. Na základe Vašej námietky spracúvanie osobných údajov obmedzíme a pokiaľ nepreukážeme závažné oprávnené dôvody spracúvania, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, osobné údaje naďalej spracúvať nebudeme a Vaše osobné údaje vymažeme.

Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, vrátane pro lovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Po vznesení námietky Vaše osobné údaje už na tento účel spracúvať nebudeme.

g) Právo podať sťažnosť

Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s Nariadením resp. Zákonom, máte právo podať sťažnosť na jeden z príslušných dozorných orgánov, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom: Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, web: www.dataprotection.gov.sk, tel.: +421 /2/ 3231 3220.

h) Právo odvolať súhlas

Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na už vykonané spracúvanie. Ak sa rozhodnete, že opäť máte záujem dostávať od nás obchodné a marketingové ponuky o našich produktoch a službách a novinkách, svoj odvolaný súhlas (respektíve podanú námietku) môžete kedykoľvek znovu udeliť, a to ktoroukoľvek vyššie uvedenou formou kontaktu.

9. Odkiaľ máme Vaše údaje

Osobné údaje, ktoré o zákazníkoch spracúvame získavame v prvom rade priamo od našich zákazníkov. Tieto pritom môžeme od zákazníkov získavať priamo a na základe ich slobodného rozhodutia poskytnúť ich.

10. Ako dlho a kde uchovávame údaje

Osobné údaje zákazníkov uchovávame počas rôzne dlhej doby v závislosti od dôvodu spracúvania. Vo všeobecnosti platí, že osobné údaje spracúvame:

• Na základe súhlasu – po dobu v súhlase výslovne uvedenú alebo do jeho odvolania.
• Z dôvodu plnenia našich zákonných povinností či možností – po dobu vyžadovanú príslušným zákonom.
• Z dôvodu plnenia zmluvy – po dobu plnenia zmluvy, či trvania predzmluvných podmienok a rokovaní.
• Z dôvodu oprávnených záujmov – po dobu plnenia zmluvy, resp. do namietnutia spracúvania.

11. Prechodné ustanovenia o spracúvaní osobných údajov po 25. 5. 2018

Radi by sme Vás upozornili, že Vaše osobné údaje získané a spracúvané na marketingové účely do 25. 5. 2018 budeme po tomto dátume a v súlade s týmto účelom spracúvať aj naďalej. Spracúvanie budeme uskutočňovať na základe nášho oprávneného záujmu – priamy marketing, resp. rentabilita poskytovaných služieb a predávaných produktov. Naša spoločnosť Vás na účel priameho marketingu môže kontaktovať písomne, elektronickou poštou, telefonicky, prostredníctvom automatického volacieho systému či inou dostupnou formou. Voči takémuto spracúvaniu máte podľa bodu 5 f) týchto pravidiel garantované právo namietať.

12. Zmeny týchto pravidiel

Znenie týchto pravidiel sme oprávnení dodatočne zmeniť, najmä za účelom zapracovania legislatívnych zmien, či zmien účelu a prostriedkov spracúvania. Vaše práva vyplývajúce z týchto pravidiel alebo príslušných právnych predpisov však neobmedzíme. V prípade, že dôjde k zmenám pravidiel spôsobilým ovplyvniť Vaše práva, upozorníme Vás v dostatočnom predstihu, a to najvhodnejším možným spôsobom.

13. Technicko-organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov

Zaväzujeme sa prijať vhodné technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu osobných údajov, aby nedošlo k neoprávnenému prístupu k týmto údajom alebo k ich strate. Prehlasujeme, že k osobným údajom budú mať prístup len oprávnené osoby povinné zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch. Prevádzkovateľ prijal adekvátne technické opatrenia k zabezpečeniu dátových úložísk a osobným údajom evidovaným v listinnej podobe.

Vytvoril Mgr. Martin Miklánek, 1. 1. 2022 v Bratislave
Revidované dňa: 20. 10. 2023

Schválil: Mgr. Martin Miklánek, konateľ spoločnosti SCHREIBER group, s.r.o.